25 września 2024 r. wchodzi w życie Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, która wdraża Dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937. Nowe przepisy nakładają na pracodawcę szereg obowiązków związanych z ochroną osób zgłaszających naruszenia prawa. Ponadto, część z nich jest obciążona obowiązkiem prowadzenia obszernej dokumentacji. Co to w praktyce oznacza i jak odpowiednio przygotować się do wdrożenia wymaganych procedur? Oto krótki przewodnik, który pomoże ci zrozumieć, czego wymaga prawo i jakie kroki należy podjąć.

Kogo dotyczy obowiązek prowadzenia rozszerzonej dokumentacji?

Przepisy dotyczą wszystkich podmiotów, przy czym firmy zatrudniające co najmniej 50 osób, z uwzględnieniem zarówno pracowników etatowych, jak i osób świadczących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych (np. umowy zlecenia, o dzieło) są zobowiązane do zaprowadzenia rozszerzonej dokumentacji, czyli m.in. określonej w art. 24 i 25 ustawy procedury zgłoszeń wewnętrznych. Ważne jest, że do tej liczby wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące osobiście pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie, co oznacza, że nawet mniejsze przedsiębiorstwa, które korzystają z elastycznych form zatrudnienia, mogą być objęte obowiązkami wprowadzenia w firmie precyzyjnych dokumentów.

Co więcej, pewne grupy podmiotów, niezależnie od liczby zatrudnionych, są zobligowane do przyjęcia dokumentacji. Mowa tu o firmach zajmujących się przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (AML) oraz tych działających w sektorze finansowym, transportowym i ochrony środowiska.

Obowiązki przedsiębiorców

Podstawowym zadaniem każdego pracodawcy na mocy ustawy jest obsługa naruszeń, zgłaszanych przez sygnalistów i ich ochrona. Ponadto, podmioty zobowiązane do wprowadzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych muszą przygotować niezbędną dokumentację na ten cel. Ma ona za zadanie w szczególności zapewnić: bezpieczny kanał dla osób zgłaszających nieprawidłowości, ochronę ich przed ewentualnymi represjami, wyznaczenie osób odpowiedzialnych za realizowanie działań w praktyce (np. przyjmowanie zgłoszeń, ich rozpatrywanie, podejmowanie działań naprawczych) oraz usprawnienie przebiegu całego zgłoszenia.

Jakie dokumenty powinny zostać przygotowane?

Firma zobowiązana do wprowadzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych powinna zadbać o stworzenie kilku kluczowych dokumentów:

1. Przedmiotowa Procedura zgłoszeń wewnętrznych – szczegółowy dokument, który definiuje, jak sygnaliści mogą zgłaszać naruszenia. Procedura powinna określać m.in. kanały komunikacji, które zapewniają poufność oraz podejmowanie odpowiednich działań w związku
   z przetwarzanym zgłoszeniem, w tym jego prawidłowe rozpatrywanie.
2. Oświadczenia pracowników i współpracowników – dokument potwierdzający, że osoby zatrudnione w firmie zapoznały się z regulaminem dotyczącym zgłoszeń. Ma to kluczowe znaczenie w procesie informowania personelu o przysługujących im prawach i obowiązkach. Ponadto, warto by zawierały w swojej treści także zobowiązanie do zachowania informacji
   i danych osobowych w tajemnicy.
3. Upoważnienia do przetwarzania danych – ten dokument jest niezbędny, by tylko wyznaczone osoby mogły przetwarzać dane zgłaszających. Zachowanie poufności w przypadku sygnalistów jest fundamentalne.
4. Rejestr zgłoszeń – firma zobligowana do wdrożenia rozszerzonej dokumentacji, zobowiązana jest też do prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych. Rejestr pozwala monitorować proces i jego zgodność z obowiązującymi przepisami, a także posłużyć może w celach dowodowych.
5. Klauzula informacyjna (obowiązek informacyjny z art. 13/14 RODO) – przetwarzanie danych osobowych sygnalistów musi odbywać się w zgodzie z RODO, dlatego warto uwzględnić jego wymogi także w dokumentacji dotyczącej sygnalistów. Przede wszystkim, trzeba odpowiednio poinformować o zasadach przetwarzania danych wszystkie osoby, których dane będą zbierane
   w naszych procesach.
6. Kanały zgłoszeń zewnętrznych – firmy muszą również wskazać możliwość zgłaszania naruszeń bezpośrednio do odpowiednich organów państwowych, jeśli sygnalista przykładowo nie chce skorzystać z wewnętrznego systemu zgłoszeń.
7. Warto byłoby także przygotować orientacyjny formularz wzoru dokonania zgłoszenia, aby ułatwić zainteresowanym sygnalizację i usprawnić ten proces w firmie.

Dlaczego to ważne?

Nowe przepisy mają na celu wzmocnienie ochrony osób, które zgłaszają nieprawidłowości.

Dotychczas wielu sygnalistów obawiało się konsekwencji, takich jak np. zwolnienie z pracy.

Ustawa zapewnia im bezpieczny mechanizm zgłaszania problemów.

Firmy, które zbagatelizują nowe przepisy narażają się na poważne konsekwencje prawne i finansowe. Dlatego warto podjąć działania prewencyjne, w szczególności zadbać o profesjonalne opracowanie dokumentacji oraz przeszkolenie zespołu.

Pracodawco, chroń sygnalistów!

Wdrożenie Ustawy o ochronie sygnalistów to nie tylko spełnienie obowiązków prawnych, ale także szansa na wzmocnienie wewnętrznej kultury organizacyjnej.

Dobrze przygotowana dokumentacja oraz sprawnie działające kanały zgłoszeń mogą przyczynić się do budowania zaufania wśród pracowników i współpracowników, co w dłuższej perspektywie wpłynie pozytywnie na efektywność pracy i reputację firmy.

Nie czekaj, aż przepisy wejdą w życie – już dziś przygotuj swoją firmę do nowej rzeczywistości prawnej!

Dowiedz się, czy powinieneś wprowadzić w swojej organizacji kompletną dokumentację!

Designed by Freepik

SUKCESJA