Czy Twoja firma jest gotowa na zmiany w przepisach komunikacji elektronicznej? Od 10 listopada 2024 roku obowiązuje nowe Prawo komunikacji elektronicznej (PKE), które wprowadza bardziej rygorystyczne zasady dotyczące ochrony prywatności i komunikacji marketingowej. Jeśli nie spełnisz wymagań, możesz stracić zaufanie klientów i narazić się na poważne kary finansowe.

W tym artykule wyjaśniamy, jak działać zgodnie z nowymi przepisami, aby legalnie i skutecznie prowadzić komunikację B2B oraz jak przekształcić przestrzeganie regulacji w przewagę konkurencyjną.

Jak nowe przepisy wpływają na komunikację B2B?

W sprzedaży B2B kluczową rolę odgrywa prospecting – proces identyfikowania potencjalnych klientów biznesowych, rozpoznawania ich potrzeb i budowania zaufania. Zaufanie to jednak nie tylko relacje, ale także przestrzeganie zasad prawnych, w tym RODO i nowego PKE.

Nowe przepisy szczególnie mocno akcentują wymóg uzyskania zgody na kontakt marketingowy. Co to oznacza w praktyce?

Zasady legalnej komunikacji:

●     Zgoda odbiorcy to podstawa.

Każdy kontakt, którego celem jest promocja produktów lub usług, wymaga wcześniejszej zgody potencjalnego klienta.

●     Jedna zgoda – jeden kanał komunikacji.

Zgoda na kontakt telefoniczny nie oznacza automatycznie zgody na przesyłanie wiadomości e-mail. Dla każdego kanału komunikacji należy uzyskać osobną akceptację.

●     Przejrzystość działań.

Informuj w sposób jasny, dlaczego zbierasz dane i jak będziesz je wykorzystywać. Klient musi mieć pewność, że jego dane są przetwarzane zgodnie z prawem.

●     Łatwy dostęp do rezygnacji.

Odbiorca powinien mieć możliwość wycofania zgody w dowolnym momencie, bez dodatkowych formalności.

Jak powinna wyglądać prawidłowa zgoda?

Zgoda na komunikację marketingową musi spełniać konkretne kryteria:

4 kluczowe cechy zgody:

●     Dobrowolność. Zgoda musi być udzielona świadomie i bez przymusu. Nie można wymagać jej jako warunku dostępu do usługi.

●     Konkretność. Klient musi dokładnie wiedzieć, na co się zgadza, np. czy chodzi o newsletter, SMS-y czy rozmowy telefoniczne.

●     Jednoznaczność. Zgoda powinna być wyrażona w sposób klarowny, np. poprzez zaznaczenie konkretnego checkboxu.

●     Świadomość. Klient nie może być wprowadzony w błąd, np. przez domyślnie zaznaczone zgody.

Wyjątek od obowiązku uzyskania zgody – art. 398 ust. 2 PKE

Warto zwrócić uwagę na art. 398 ust. 2 PKE, który precyzuje sytuacje, w przypadku których zgoda klienta na przesyłanie informacji handlowych nie jest wymagana.

Nie musimy pozyskiwać zgody od klienta, jeśli to on sam, z własnej inicjatywy, podaje swój adres e-mail w celu otrzymania informacji handlowej. To właśnie przykład tzw. dorozumianej zgody klienta. Kluczowe jest tu świadome i dobrowolne działanie użytkownika, który sam decyduje się udostępnić swój adres w konkretnym celu.

 Dlaczego to ważne?

Przepis art. 398 ust. 2 PKE ułatwia prowadzenie komunikacji z klientami, przyspieszając proces nawiązywania relacji handlowych. Zmiana ta pozwala przedsiębiorcom działać szybciej, jednocześnie szanując prawa klientów. Należy pamiętać jednak, że jest to jedyny wyjątek od reguły. W pozostałych przypadkach, gdy to ,,my” inicjujemy kontakt handlowy z potencjalnym klientem, jesteśmy obowiązani do uprzedniego zebrania zgody.

Jakie korzyści przynosi ten przepis?

1.    Skrócenie ścieżki kontaktu z klientem

Dzięki temu zapisowi firmy mogą natychmiast odpowiadać na zapytania klientów,

bez konieczności dodatkowego potwierdzenia w postaci dysponowania zgodą marketingową. Gdy klient z własnej inicjatywy podejmuje kontakt poprzez udostępnienie adresu mailowego, przedsiębiorca ma prawo ją do niego przesłać.

2.    Większa szansa na sukces

Podanie adresu kontaktowego przez klienta wskazuje na jego zainteresowanie produktami/usługami danej firmy. W takiej sytuacji, inicjacja kontaktu ze strony klienta zwiększa szansę na nawiązanie z nim współpracy.

3.    Zgodność z prawem

Art. 398 ust. 2 PKE w sposób jasny i klarowny przedstawia nam sytuację, w której zgoda marketingowa nie jest wymagana. Dzięki wprowadzeniu tego wyjątku przez ustawodawcę, przedsiębiorcy mogą prowadzić działania marketingowe bez obaw o naruszenie przepisów prawa.

O czym warto pamiętać?

Zgodnie z ustawą PKE, podstawową zasadą jest obowiązek uzyskania zgody przed przesyłaniem informacji handlowych do klientów. Jednak są sytuacje, w których taki kontakt można nawiązać bez zgody marketingowej. Jedną z podstaw prawnych w takich przypadkach jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes administratora, pod warunkiem, że przekazywane informacje nie są uznawane za handlowe zgodnie z przepisami o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Informacje, które można przesyłać bez zgody, to treści uznawane za wartościowe lub mające na celu badanie potrzeb klienta, o ile nie promują bezpośrednio produktów czy usług firmy.

Przykłady:

1. Materiały edukacyjne i branżowe – np. analizy, raporty, wyniki badań związane z działalnością odbiorcy.

2. Zaproszenia na wydarzenia – takie jak szkolenia, webinary czy seminaria, o ile nie są to usługi oferowane przez firmę, która prowadzi komunikację.

3. Badanie potrzeb biznesowych – propozycje rozmów w celu omówienia oczekiwań czy wyzwań klienta.

Nasze rekomendacje:

• Dołącz zgodę. Do przywołanych powyżej wiadomości należy dołączyć zgodę na gruncie ustawy PKE, która pozwoli Twojej firmie legalnie prowadzić dalsze działania z klientem.

• Przestrzegaj obowiązku informacyjnego. Zgodnie z art. 14 RODO (tzw. klauzula informacyjna), przedsiębiorca musi poinformować klienta o przetwarzaniu danych. Powinno to nastąpić przy pierwszym kontakcie lub maksymalnie w ciągu 30 dni od pozyskania danych.

Taka komunikacja, prowadzona w zgodzie z przepisami, pozwala na budowanie relacji z klientem i jednoczesne przestrzeganie wymagań prawnych.

Jak przygotować firmę na nowe przepisy?

Przeglądaj i weryfikuj bazy danych

Sprawdź, czy posiadasz zgody na kontakt dla każdego kanału komunikacji. Jeśli ich brakuje, uzupełnij lub ponownie je pozyskaj.

Dostosuj treści do odbiorców

Wykonaj segmentację klientów i wysyłaj komunikaty dopasowane do ich potrzeb. Klienci docenią personalizowane i merytoryczne treści.

Wdroż automatyzację

Zainwestuj w narzędzia do zarządzania zgodami, które umożliwią ich szybkie zbieranie, aktualizację i wycofanie przez klienta.

Organizuj szkolenia dla zespołu

Edukacja pracowników działów marketingu i sprzedaży to podstawa. Upewnij się, że znają nowe regulacje i potrafią je stosować w praktyce.

Regularnie przeprowadzaj audyty zgodności

Wykorzystaj narzędzia, które automatycznie sprawdzają, czy Twoje działania są zgodne z PKE i RODO.

Dbaj o bezpieczeństwo danych

Zapewnij odpowiednie środki ochrony danych, aby zapobiec ich utracie lub nieautoryzowanemu dostępowi.

Transparentność kluczem do sukcesu

Dostosowanie komunikacji B2B do nowych przepisów PKE to wyzwanie, ale jednocześnie szansa na budowanie trwałych i przejrzystych relacji z klientami. Transparentność działalności firmy i poszanowanie prywatności użytkowników stają się dziś nie tylko wymogiem prawnym, ale także podstawą wzajemnego zaufania w komunikacji.

Czy Twoja firma jest gotowa na nowe wyzwania? Jeśli potrzebujesz wsparcia w dostosowaniu się do przepisów, skontaktuj się z naszym zespołem lub sprawdź nasze rozwiązania do zarządzania zgodami.

SUKCESJA