Czy uchwała wspólnoty mieszkaniowej zawierająca zgodę mieszkańców na zainstalowanie monitoringu wizyjnego może być wystarczającą podstawą prawną legalnego przetwarzania danych? Najnowsze orzecznictwo pokazuje, że tak.
Spór o kamery w budynku
W jednej ze spraw mieszkaniec kamienicy zakwestionował legalność działania systemu monitoringu w częściach wspólnych nieruchomości oraz na parkingu przed budynkiem. Argumentował, że nagrywanie jego wizerunku narusza przepisy RODO i że operator monitoringu nie ma prawa do przetwarzania jego danych osobowych, ponieważ, jak twierdził – nie wyraził on na to swojej zgody, bowiem w momencie podjęcia uchwały przez Wspólnotę, nie był wówczas jej członkiem.
Administrator budynku powołał się jednak na wspomnianą wyżej uchwałę wspólnoty mieszkaniowej podjętą kilka lat wcześniej. W uchwale tej właściciele lokali wyrazili zgodę na instalację kamer, określili ich zasięg oraz cel działania – poprawę bezpieczeństwa osób i mienia.
Stanowisko organów i sądów
Prezes UODO, a następnie Wojewódzki Sąd Administracyjny i Naczelny Sąd Administracyjny uznali, że uchwała wspólnoty mieszkaniowej obejmująca zgodę na zainstalowanie monitoringu wizyjnego stanowi legalną podstawę prawną do przetwarzania danych osobowych.
NSA podkreślił, że wspólnota mieszkaniowa to wszyscy właściciele lokali i to oni w drodze uchwał decydują o sposobie zarządzania częściami wspólnymi. Skoro większość właścicieli wyraziła zgodę na monitoring, uchwała ta jest wiążąca – nawet jeśli nie wszyscy członkowie wspólnoty głosowali „za”.
Co więcej, podjęcie uchwały przez właścicieli wspólnoty mieszkaniowej nie wymaga głosów wszystkich mieszkańców wspólnoty, bowiem przepisy prawa nie nakazują określonego kworum. Jeżeli uchwała została podjęta większością głosów w stosunku do wszystkich osób wchodzących w skład wspólnoty – to uchwała taka jest wiążąca. W orzeczeniu NSA podkreślono, że gdyby do podjęcia uchwały konieczny był udział w głosowaniu wszystkich właścicieli lokali, sparaliżowałoby to działanie wspólnoty. Sąd zaznaczył, że nie można nikogo zmusić do głosowania, gdyż jest to jego uprawnienie, a nie obowiązek. Prawo nie nakłada na wspólnotę takiego wymogu, dlatego uchwała jest prawomocna nawet bez głosów wszystkich członków.
NSA podkreślił również, że o ile uchwała wspólnoty mieszkaniowej nie została skutecznie zakwestionowana (np. poprzez wniesienie sprawy do sądu cywilnego), pozostaje ona w mocy i stanowi obowiązującą podstawę do działania wspólnoty.
Co z tego wynika dla wspólnot mieszkaniowych?
- Uchwała obejmująca zgodę na zainstalowanie monitoringu, określająca jego zakres i cel stanowi legalną podstawę prawną przetwarzania danych.
- Zgoda większości – Uchwała zapada większością głosów liczoną według wielkości udziałów, a nie jednomyślnie. Fakt, że mieszkaniec nie głosował za uchwałą lub w ogóle nie był jeszcze członkiem wspólnoty w momencie jej podjęcia, nie ma znaczenia dla jej ważności, o ile została podjęta zgodnie z przepisami.
- Obowiązek informacyjny musi zostać spełniony – samo podjęcie uchwały nie zwalnia administratora z obowiązku poinformowania mieszkańców i osób odwiedzających o tym, że obiekt jest monitorowany (tabliczka informacyjna z piktogramem i adnotacją prawną w postaci klauzuli informacyjnej).
- Dane trzeba odpowiednio chronić – dostęp do nagrań z monitoringu powinien być odpowiednio chroniony, tak, aby osoby trzecie, nieupoważnione do przetwarzania tych danych, nie miały do nich dostępu. Dane utrwalone przy pomocy monitoringu wizyjnego nie mogą być również przechowywane bezterminowo, powinny być przetwarzane zgodnie z zasadą ograniczenia przechowywania danych – do momentu osiągnięcia celu, w którym są przetwarzane, co do zasady przez okres 3 miesięcy od dnia nagrania – a po tym czasie winny być usunięte, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej.
Monitoring? Tak, ale musi spełniać określone wymagania
Jeśli Twoja wspólnota mieszkaniowa chce wprowadzić monitoring, musi to zrobić w sposób legalny. Uchwała podjęta większością głosów właścicieli, która jasno wskazuje na ich zgodę oraz zakres i cel kamer stanowi zgodną z prawem podstawę przetwarzania danych. Ale to dopiero początek – administrator systemu monitoringu wizyjnego musi jeszcze zadbać o spełnienie obowiązku informacyjnego i zapewnić odpowiedni poziom bezpieczeństwa samych nagrań.
To dobry przykład na to, że przepisy RODO, wbrew nadal funkcjonującym przekonaniom, nie mają na celu blokowania przetwarzania danych bądź ich całkowitego zakazywania. RODO nie zabrania nam przetwarzać danych ani nie zapewnia nam anonimowości. RODO wprowadza nam reguły dotyczące tego, jak mamy podchodzić do przetwarzania danych. Zgodnie z RODO, dane powinniśmy przetwarzać z rozsądkiem, w sposób legalny, w ściśle określonym celu, na konkretnej podstawie prawnej i nie w nadmiarze. Ponadto, musimy zapewnić bezpieczeństwo przetwarzanym przez nas danym.
