W celu zapewnienia pracownikom bezpieczeństwa, ochrony mienia czy kontroli produkcji, pracodawca może prowadzić monitoring wizyjny w firmie. Informuje o tym art. 222 Kodeksu pracy. Jednak, zgodnie z zasadami RODO, przepisy Kodeksu wprowadzają pewne ograniczenia związane z użytkowaniem kamer. Sprawdź, jakie są zasady monitoringu wizyjnego w firmach i jak jeszcze pracodawca może kontrolować działania zatrudnionych!
Zasady monitoringu wizyjnego w firmach
Zgodnie z obowiązującymi w naszym kraju zasadami, wprowadzonymi przez RODO, pracodawca – jako administrator danych osobowych – jest zobowiązany do ich właściwego i rzetelnego przetwarzania. Co więcej, musi wyznaczyć cel gromadzenia danych, ograniczyć czas ich przechowywania, a także zapewnić ich integralność oraz poufność. Dotyczy to między innymi monitoringu wizyjnego stosowanego w przedsiębiorstwie.
Może on być wprowadzony w celu:
- zapewnienia bezpieczeństwa pracownikom;
- ochrony danych osobowych;
- kontroli produkcji;
- zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
Zgodnie z zasadami RODO pracodawca może zastosować w firmie środki techniczne umożliwiające rejestrację obrazu (ale z wyłączoną możliwością nagrywania dźwięku!) i zamontować je na terenie zakładu pracy lub obszarze wokół niego. Monitoring wizyjny nie może być natomiast prowadzony w pomieszczeniach sanitarnych i szatniach, stołówkach i palarniach oraz pomieszczeniach udostępnionych zakładowej organizacji związkowej. Istnieją jednak pewne wyjątki – obszary wyłączone mogą być nadzorowane, jeżeli stosowanie monitoringu jest niezbędne do realizacji celów oraz nie narusza godności lub innych dóbr osobistych pracowników.
Jak długo pracodawca może przechowywać nagrania z monitoringu? Przez maksymalnie 3 miesiące od dnia ich powstania – po tym czasie podlegają one zniszczeniu, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Termin przechowywania nagrań może zostać przedłużony wyłącznie wtedy, gdy stanowią one dowód w toczącym się postępowaniu.
Uwaga! Pracodawca powinien powiadomić pracowników o wprowadzeniu monitoringu wizyjnego nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Musi również poinformować zatrudnionych o celach, zakresie i sposobie zastosowania monitoringu na piśmie oraz oznaczyć pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny (za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych).
Czy pracodawca może monitorować pocztę elektroniczną pracowników?
Tak. Przepisy prawne w naszym kraju dopuszczają także możliwość sprawdzania przez pracodawcę poczty elektronicznej pracowników – w celu pełnego wykorzystania czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikom narzędzi pracy. Przepisy dają także możliwość sprawdzania, czy np. osoby zatrudnione w firmie nie korzystają ze stron internetowych, które nie służą wykonywaniu obowiązków służbowych.
Warto jednak pamiętać, że i w tej dziedzinie istnieją pewne ograniczenia. Pracodawca nie może kontrolować prywatnej korespondencji pracowników, a monitoring nie powinien naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.
Co więcej, osoby zatrudnione w firmie powinny zostać poinformowane o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu poczty elektronicznej (najpóźniej na 2 tygodnie przed jego uruchomieniem).
Inne formy monitoringu pracowników a RODO
Pracodawca może stosować również inne formy monitoringu, takie jak:
- monitoring rozmów telefonicznych w urządzeniach stanowiących wyposażenie biura, jednak w ograniczonym zakresie – tak, aby zapewnić pracownikom poczucie prywatności;
- lokalizowanie w przestrzeni (GPS), ale wyłącznie po wcześniejszym poinformowaniu pracownika na piśmie o celach, zakresie i sposobie monitorowania urządzenia;
- przetwarzanie danych biometrycznych, ale nie w celu rejestracji godzin przyjścia i wyjścia z zakładu, ale po to, by ograniczyć dostęp do miejsc, w których wymagane są specjalne uprawnienia (np. ze względu na tajemnicę przedsiębiorstwa).
Przed wprowadzeniem monitoringu w firmie warto dokładnie zapoznać się ze szczegółowymi przepisami w tym zakresie, w tym zmianami, jakie do poszczególnych ustaw (np. Kodeks pracy, Prawo oświatowe) wprowadziła ustawa z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych –). Ich nieprzestrzeganie wiąże się z bardzo wysokimi karami, dlatego – jako właściciel firmy – zwróć na tę kwestię szczególną uwagę!
