Jakie kompetencje powinien mieć specjalista ds. kadr i płac. Jak sprawdzić kompetencje kandydatów. Czy dobrzy specjaliści szukają pracy? Gdzie i jak ich szukać? Czy księgowa może prowadzić dodatkowo kadry i płace…?
Twarde dane urzędów pracy oraz nasze własne doświadczenie pokazują, że zawód specjalisty ds. kadr i płac jest zawodem bardzo deficytowym. Ciekawym spostrzeżeniem jest też fakt, że rzadko zdarza się specjalista, który posiada kompetencje zarówno w zakresie kadr jak i płac.
W wyszukiwarce opisów zawodów prowadzonej przez Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej na próżno szukać zawodu specjalista ds. kadr i płac. Możemy natomiast przeczytać dokładny opis zawodu specjalisty do spraw kadr oraz specjalisty do spraw wynagrodzeń. Czy to oznacza zatem, że aby prawidłowo i zgodnie z prawem prowadzić wszystkie sprawy pracownicze każdy pracodawca powinien zatrudnić zarówno specjalistę ds. kadr jak i specjalistę ds. wynagrodzeń? Przecież w niejednej firmie wszystkie te sprawy ogarnia jedna osoba! Ba, bardzo często tą osobą jest księgowa wykonująca swoje obowiązki w tzw. „międzyczasie” znajdując oczywiście chwilę żeby zaparzyć swojemu szefowi poranną kawkę…
Nie oceniamy jednak pochopnie, nie krytykujemy. Nierozsądnym byłoby nawet, gdyby w kilkuosobowej firmie zatrudniać księgową, kadrową, specjalistkę ds. wynagrodzeń, prawnika itp. Najprostszym i chyba najbardziej oczywistym sposobem jest tym przypadku outsourcing czyli zlecanie części zadań na zewnątrz do firm wyspecjalizowanych w swoich dziedzinach. Dlatego mamy na rynku dostępne usługi biur księgowych, kadrowo – płacowych, prawnych, reklamowych i wiele innych. W tym artykule skupimy się jednak na problemie zatrudniania własnego pracownika ds. kadr i/lub płac.
Zacznijmy od listy zadań (zaczerpniętych z opisów zawodów MRiPS) naszych specjalistów:
Specjalista ds. kadr:
- opracowywanie i aktualizowanie informacji o potrzebach kadrowych firmy oraz rekrutowanie i selekcjonowanie kandydatów do pracy;
- prowadzenie akt osobowych zgodnie z wymaganiami prawa pracy;
- przygotowywanie dokumentów związanych z nawiązywaniem i rozwiązywaniem stosunku pracy, także na podstawie umów cywilnoprawnych, oraz zmianami w warunkach pracy i płacy;
- prowadzenie ewidencji czasu pracy oraz kontrolowanie aktualności obowiązkowych badań lekarskich;
- sporządzanie raportów i sprawozdań w zakresie spraw dotyczących zatrudnienia zgodnie z obowiązującymi przepisami i terminami;
- podejmowanie współpracy z kierownictwem i doradztwo w zakresie administracyjnej obsługi zatrudnienia;
- tworzenie regulaminów organizacyjnych;
- prowadzenie spraw związanych z zakładowym funduszem świadczeń socjalnych;
- planowanie rozwoju zawodowego kadry podmiotu gospodarczego.
Specjalista ds. wynagrodzeń:
- identyfikacja charakterystycznych cech zatrudnienia w danym przedsiębiorstwie czy instytucji, sytuacji na lokalnym rynku pracy i ich skutków dla systemu wynagrodzeń;
- przestrzeganie przepisów regulujących zasady i formy wynagrodzeń;
- planowanie wielkości środków na wynagrodzenia;
- projektowanie systemów wynagrodzeń w przedsiębiorstwach i instytucjach poprzez określanie form wynagrodzeń, identyfikację składników wynagrodzenia, budowanie tabel płac zasadniczych, oraz projektowanie systemów premiowania i nagradzania, określanie wartości innych dopłat i dodatków;
- uczestniczenie w negocjacjach płacowych kierownictwa zakładu ze związkami zawodowymi;
- udział w pracach komisji ds. wartościowania pracy i atestacji stanowisk pracy;
- prowadzenie ewidencji i statystyki wynagrodzeń oraz kontrola ich poziomu i struktury;
- analiza efektów stosowanego systemu wynagrodzeń w sferze motywacji, lojalności, ruchu zatrudnionych, jakości i wydajności pracy itp.;
- śledzenie zmian systemu i poziomu wynagrodzeń oraz ich skutków w innych przedsiębiorstwach i instytucjach;
- inspirowanie, planowanie i uczestnictwo w doskonaleniu zakładowego systemu wynagradzania.
UWAGA! Nie wszystkie zadania wymienione powyżej są niezbędne do realizacji w każdym zakładzie. Nie wszystkie zadania konieczne do wykonywania w Twoim zakładzie są tu wymienione.
Załóżmy, że do realizacji tych zadań wystarczy nam jedna osoba ponieważ firma zatrudnia powiedzmy do 50 pracowników. Jak sprawdzić czy nasz kandydat/ka poradzi sobie z tymi zadaniami?
Możemy najpierw spróbować samodzielnie lub przy pomocy zewnętrznych doradców listę zadań i kompetencji kluczowych dla kandydata/ki w Twojej firmie. Na tej podstawie możemy stworzyć ogłoszenie rekrutacyjne, zamieścić je w wybranych portalach i czekać na aplikacje kandydatów/tek.
Dobrym rozwiązaniem jest skorzystanie z zewnętrznej usługi rekrutacji. Przy czym warto poszukać firmy specjalizującej się w rekrutacji na interesujące nas stanowisko. W branży rekrutacyjnej istnieją specjaliści, którzy bardzo dobrze poruszają się w wyszukiwaniu kandydatów do konkretnych zawodów. Mają oni często stworzone własne bazy danych kandydatów do pracy co znacznie ułatwia i przyspiesza proces rekrutacji.
Wybierając metodę samodzielnej rekrutacji warto pamiętać o ryzyku związanym z kosztami nietrafionej rekrutacji, które wyliczone zostały przez uznane organizacje eksperckie na około 90 tys. zł! Wydaje się to może kwotą znacznie zawyżoną, ale wystarczy że weźmiemy pod uwagę tylko koszt zatrudnienia przez 6 m-cy plus szkolenia BHP, badania, koszty wdrożenia, urlop, a także (czasem przede wszystkim) koszt naprawy błędów rozliczeniowych w ZUS, okaże się że kwota ta wychodzi bardzo podobnie.
Jeśli jednak wybrałeś drogę samodzielnej rekrutacji sprawdź kompetencje kandydata/ki. Najlepiej przygotuj pytania / zadania do wykonania podczas procesu rekrutacji. Poniżej podajemy kilka dla przykładu:
- Samodzielne wyliczenie składników wynagrodzenia z dodatkami, urlopem, chorobowym bez użycia programu.
- Wskazanie optymalnego systemu czasu pracy dla Twojego (lub przykładowego) zakładu pracy
- Jaka jest struktura prowadzonych akt osobowych?
- Jaka jest różnica pomiędzy wynagrodzeniem chorobowym a zasiłkiem chorobowym?
- Jaka jest maksymalna długość zasiłku chorobowego?
- Jaki jest wymiar urlopu dla absolwenta szkoły wyższej zatrudnionego zaraz po ukończeniu studiów?
- Jaka jest struktura prowadzonych akt osobowych?
- Kiedy umowa zlecenia podlega oskładkowaniu?
- Wypowiedzenie wręczono pracownikowi 15.12.2022 r. Kiedy upłynie 2-tygodniowy okres wypowiedzenia, a kiedy 1-miesięczny?
- W którym momencie pracownik nabywa prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego?
Co jednak gdy nie masz kandydatów bo nikt się nie zgłosił? Co wcale nie jest mało prawdopodobne. Może się okazać, że w Twojej lokalizacji istnieje tak duży deficyt specjalistów, że szukanie ich poprzez ogłoszenia jest zwykłą stratą czasu.
Zostaje jeszcze headhunting czyli dość wątpliwa etycznie walka o pracownika zatrudnionego u innych przedsiębiorców. Może oczywiście się zdarzyć, że „uratujemy” człowieka od tyranii u poprzedniego pracodawcy. Jest to jednak działanie obarczone dużym ryzykiem. Człowiek, który został „podkupiony” może być bardziej roszczeniowy, mniej lojalny i oczywiście może się zdarzyć, że za pół roku zostanie podkupiony przez innego pracodawcę… ale oczywiście każda sytuacja jest inna.
Czy księgowa może prowadzić kadry i płace? Oczywiście, że może. Właściwie to nic nie stoi na przeszkodzie oprócz wiedzy, umiejętności i wolnego czasu… Przeanalizuj wymienione wyżej zadania oraz dodatkowo zadania księgowej, zrób test kompetencji, spróbuj oszacować czas potrzebny na wykonanie wszystkich tych zadań i może się okazać że to jest właśnie najlepsze rozwiązanie dla Twojej firmy. Naprawdę może się tak zdarzyć. W naszej ocenie mogą to być firmy najwyżej kilkuosobowe, ale jest to możliwe.
Podsumowując:
- Najpierw przeanalizuj swoją sytuację oraz zadania, które Twój przyszły pracownik będzie musiał realizować
- Sprawdź dostępność kandydatów (możesz np. dać testowe ogłoszenie w lokalnym portalu)
- Podejmij decyzję czy chcesz samodzielnie poszukać, sprawdzić i wdrożyć specjalistę czy zlecić to firmie zewnętrznej?
- Sprawdź możliwości i oferty kilku zewnętrznych rekruterów – może znajdziesz bardziej rozbudowaną ofertę np. z gwarancją i opieką po rekrutacji?
Zajmij się rozwojem swojej firmy i rób to co kochasz…
