Koniec roku to dla działów HR czas intensywniejszy niż mogłoby się wydawać. W codziennej pracy łatwo skupić się na bieżących zadaniach, a sprawy administracyjne, aktualizacje i porządki odkłada się na później. Grudzień jest naturalnym momentem, w którym warto się zatrzymać i spojrzeć szerzej. Czy dokumenty są kompletne? Czy procesy, którymi posługujemy się każdego dnia, nadal odpowiadają rzeczywistości? Czy systemy, na których pracujemy, są odpowiednio zabezpieczone?
To pytania, które pomagają wejść w nowy rok spokojniej. A uporządkowana dokumentacja i jasne zasady pracy kadrowej zmniejszają liczbę błędów i ułatwiają szybkie reagowanie na potrzeby pracowników.
fot. z zasobów Canvy Pro
Dokumentacja pracownicza – co warto sprawdzić przed nowym rokiem?
Dokumentacja pracownicza zmienia się przez cały rok. Pojawiają się aneksy, oświadczenia, aktualizacje danych i dokumenty związane z uprawnieniami rodzicielskimi. Warto raz na jakiś czas sprawdzić, czy akta są kompletne i czy nie brakuje informacji, które powinny się w nich znaleźć. Koniec roku sprzyja takim przeglądom, bo pozwala uporządkować dokumenty gromadzone w różnych momentach i przygotować się do nowych zadań w kolejnym roku.
Akta osobowe powinny odzwierciedlać pełną historię zatrudnienia. Warto sprawdzić, czy dokumenty znajdują się w odpowiednich częściach A, B i C, czy są prawidłowo opisane oraz czy nie ma wśród nich dokumentów, które powinny zostać usunięte po upływie okresów retencji. Przegląd retencyjny jest szczególnie ważny w firmach, które przez lata przechowywały zbyt wiele informacji lub nie aktualizowały zasad przechowywania dokumentacji.
Coraz więcej organizacji korzysta z elektronicznych akt osobowych, tak zwanych e-teczek. W takim przypadku warto zweryfikować, czy dokumenty są zapisane w formacie wymaganym przez system, mają poprawne metadane i są przypisane do właściwych kategorii. Równie ważne są uprawnienia użytkowników. Dostęp do dokumentów powinna mieć wyłącznie ta osoba, której faktycznie jest potrzebny. Warto upewnić się, że po zmianie stanowiska pracownicy nie zachowali dostępu do obszarów, które nie są już związane z ich obowiązkami.
Dokumentacja obejmuje także czas pracy. Dotyczy to ewidencji, wniosków urlopowych, rozliczeń nadgodzin oraz dokumentów związanych z pracą zdalną. To elementy, które często odkłada się na później, a które mają znaczenie dowodowe przy kontrolach. Warto upewnić się, że ewidencja czasu pracy jest czytelna, kompletna i zgodna z obowiązującymi zasadami.
Osobny obszar stanowią dokumenty dotyczące zakończenia współpracy. Koniec roku to moment, w którym warto sprawdzić, czy wszystkie świadectwa pracy zostały wydane, czy podpisano niezbędne dokumenty rozliczeniowe i czy informacje o byłych pracownikach zostały uporządkowane zgodnie z zasadami archiwizacji.
Ta część pracy HR nie jest efektowna, ale ma ogromne znaczenie dla bezpieczeństwa danych, jakości procesów i płynności pracy w nowym roku.
Co warto sprawdzić w tym obszarze?
kompletność akt osobowych,
poprawność podziału dokumentów na części A, B i C,
aktualność danych pracowników,
okresy retencji i dokumenty przeznaczone do usunięcia,
zgodność e-teczek z wymaganiami systemu,
uprawnienia do systemów kadrowych,
dokumenty związane z czasem pracy,
rozliczenia i dokumenty po zakończeniu zatrudnienia.
Procesy HR – czy odzwierciedlają sposób, w jaki pracuje Twoja organizacja?
Procesy HR zmieniają się tak samo jak organizacja. W ciągu roku dochodzą nowe narzędzia, nowe zasady współpracy i zmiany wynikające z przepisów. To naturalne, że dokumenty tworzone kilka lat temu przestają w pełni pasować do tego, jak funkcjonuje firma. Dlatego warto raz w roku wrócić do procesów i ocenić, czy nadal są aktualne.
Dobrym przykładem jest wdrożenie nowych pracowników. Z czasem w firmie pojawiają się nowe stanowiska, nowe narzędzia i nowe obowiązki. Warto sprawdzić, czy osoby rozpoczynające pracę otrzymują te same informacje, czy proces obejmuje aktualne formularze i czy wszystkie elementy wdrożenia są prowadzone w sposób przewidywalny. Równie ważna jest współpraca z menedżerami. Jeśli w niektórych działach onboarding działa sprawnie, a w innych pojawiają się opóźnienia, to sygnał, że proces wymaga ujednolicenia.
Kolejny obszar to praca zdalna. Jeśli firma dopuszcza taką formę pracy, dokumentacja powinna jasno opisywać zasady jej wykonywania. Chodzi o kwestie organizacyjne, BHP oraz ochronę danych. Warto sprawdzić, czy pracownicy wiedzą, jakiego sprzętu powinni używać, jak dbać o bezpieczeństwo informacji i gdzie przechowywać dokumenty, gdy pracują poza biurem. W wielu organizacjach praktyka zmieniała się w ciągu roku szybciej niż dokumenty, dlatego ten obszar może wymagać aktualizacji.
Ważnym elementem końca roku są także szkolenia pracowników. W ciągu miesięcy pojawiają się nowe obowiązki, nowe stanowiska i przerwy wynikające z rotacji. Warto więc sprawdzić, kto potrzebuje aktualizacji BHP, szkoleń stanowiskowych albo kursów wymaganych przepisami branżowymi. To dobry moment, aby uporządkować listę szkoleń, uzupełnić zaległości i zaplanować działania na kolejny rok tak, aby nie wracać do tego w pośpiechu.
Nie można pominąć procesów związanych z ochroną danych osobowych. Pracownicy powinni wiedzieć, jak zgłosić naruszenie, gdzie znajdują się obowiązujące dokumenty oraz jak postępować z danymi innych osób. Jeśli w ciągu roku pojawiały się pytania lub wątpliwości dotyczące ochrony danych, warto dostosować komunikację i uprościć zasady.
Ocena procesów to coś więcej niż coroczny przegląd. To sposób, aby upewnić się, że codzienna praca przebiega jasno, bez zbędnych etapów i niepotrzebnych opóźnień. Spójne zasady ułatwiają współpracę między działami i zmniejszają liczbę sytuacji, w których pracownicy muszą wracać do tych samych spraw kilka razy.
Co warto sprawdzić w tym obszarze?
aktualność procesów wdrożenia pracowników,
formularze, instrukcje i materiały wykorzystywane w czasie onboardingu,
zasady pracy zdalnej i ich zgodność z praktyką,
komplet i ważność szkoleń BHP i stanowiskowych,
przejrzystość procesów związanych z ochroną danych,
sposób przekazywania informacji między działem kadr a menedżerami,
zgodność dokumentacji wewnętrznej z bieżącą praktyką.
Systemy, dostęp do danych i bezpieczeństwo informacji
Dane pracowników należą do najbardziej wrażliwych informacji w organizacji. Zawierają adresy, numery identyfikacyjne, informacje zdrowotne i dane dotyczące zatrudnienia. Dlatego przegląd powinien objąć nie tylko dokumentację i procesy, lecz także systemy, w których te dane są przechowywane.
Systemy, w których przechowywane są dane pracowników, wymagają regularnego przeglądu. W ciągu roku zmieniają się zadania poszczególnych osób, a część pracowników odchodzi z firmy. Zdarza się, że uprawnienia do systemów pozostają aktywne mimo tego, że nie są już potrzebne. Warto przejrzeć listę dostępów i sprawdzić, które z nich należy usunąć lub ograniczyć. Dotyczy to nie tylko systemów kadrowo płacowych, lecz także narzędzi do ewidencji czasu pracy, benefitów czy grafików.
Drugim obszarem są aktualizacje oprogramowania. Systemy kadrowe, płacowe i wszelkie narzędzia przetwarzające dane wymagają regularnych poprawek. Chodzi zarówno o nowe funkcje, jak i o kwestie bezpieczeństwa. Brak aktualizacji może prowadzić do sytuacji, w której firma działa na nieaktualnych zasadach lub naraża dane pracowników na ryzyko. Dlatego dobrze jest sprawdzić, czy używane systemy są na bieżąco aktualizowane i czy sposób archiwizowania danych odpowiada przyjętym zasadom.
Na koniec warto sprawdzić, jak w organizacji działa procedura zgłaszania incydentów. W każdej firmie zdarzają się sytuacje, które wymagają szybkiej reakcji. Wysłanie dokumentu nie tej osobie. Zgubienie pendrive’a. Podejrzany e mail, który wygląda jak wiadomość z banku. W takich sytuacjach ważne jest, aby pracownicy mieli jasną informację o tym, jak zgłosić problem. Prosty sposób zgłaszania ułatwia działanie i nie wymaga podejmowania decyzji pod presją.
Dobrze uporządkowane systemy ułatwiają codzienną pracę i zmniejszają ryzyko pomyłek przy obsłudze danych pracowników.
Co warto sprawdzić w tym obszarze?
listę aktywnych dostępów do systemów kadrowych,
uprawnienia po zmianach stanowisk i odejściach,
aktualizacje systemów HR i płacowych,
zasady archiwizacji danych,
procedurę zgłaszania incydentów,
sposób przekazywania dokumentów zawierających dane osobowe,
zasady pracy na danych przy pracy zdalnej i hybrydowej.
Wejście w nowy rok bez zaległości
Dobrze przeprowadzony przegląd końca roku porządkuje pracę na wszystkich poziomach. Aktualne dokumenty, jasne procesy i uporządkowane dostępy ułatwiają działanie w kolejnych miesiącach. To także dobry moment, aby usunąć zaległości, które pojawiły się w ciągu roku i wprowadzić rozwiązania, które usprawnią codzienną pracę.
Jak Asysta może wesprzeć Twoją organizację?
Jeżeli chcesz uporządkować dokumentację pracowniczą lub procesy HR przed nowym rokiem, możesz liczyć na nasze wsparcie. Pomagamy firmom w przeglądach dokumentów, aktualizacji procedur i wdrażaniu rozwiązań, które ułatwiają codzienną pracę zespołów.
Napisz do nas: bok@asystahr.pl
