Cyfryzacja procesów kadrowych od lat postępuje etapami, najczęściej w oparciu o komercyjne systemy HR oraz elektroniczne akta osobowe. Dla wielu organizacji oznaczało to stopniowe porządkowanie dokumentacji oraz zmianę sposobu pracy z umowami. W praktyce proces ten przez długi czas funkcjonował jednak poza rozwiązaniami publicznymi.
Od 7 stycznia 2026 roku sytuacja w tym obszarze zaczęła się zmieniać. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej uruchomiło bezpłatny system teleinformatyczny, który umożliwia elektroniczne zawieranie, zmianę oraz rozwiązywanie wybranych umów. Narzędzie ma wspierać obsługę najprostszych form zatrudnienia, przede wszystkim w najmniejszych podmiotach.
To pierwsza odsłona rozwiązania wdrażającego założenia ustawy z dnia 16 listopada 2022 roku o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów. System nie zastępuje klasycznych narzędzi kadrowych i nie stanowi uniwersalnego rozwiązania dla wszystkich organizacji, jednak w określonych warunkach może realnie wpłynąć na sposób prowadzenia dokumentacji pracowniczej oraz codzienną organizację procesów kadrowych.
fot. z zasobów Canvy Pro
Kto może korzystać z systemu i na jakich zasadach?
Na obecnym etapie z systemu mogą korzystać wyłącznie określone grupy pracodawców. Są to mikroprzedsiębiorcy zatrudniający do 9 osób, a także rolnicy oraz osoby fizyczne, w tym rodzice zawierający umowy z nianiami. Po stronie osób zatrudnianych rozwiązanie obejmuje pracowników, zleceniobiorców oraz nianie zatrudniane na podstawie umów uaktywniających.
W praktyce oznacza to, że system najlepiej sprawdzi się przy prostych relacjach zatrudnienia, w organizacjach bez rozbudowanego zaplecza kadrowego i dedykowanych narzędzi HR.
Dostęp do systemu odbywa się poprzez portal Praca.gov.pl. Pracodawca loguje się przy użyciu dostępnych metod uwierzytelniania, takich jak profil zaufany, e-dowód, aplikacja mObywatel lub bankowość elektroniczna. Korzystanie z narzędzia jest dobrowolne i bezpłatne, a decyzja o jego wdrożeniu pozostaje po stronie pracodawcy.
Jakie umowy i dokumenty obsługuje system?
System teleinformatyczny umożliwia elektroniczne zawieranie, aneksowanie oraz rozwiązywanie wybranych umów. Dotyczy to umów o pracę, umów zlecenia oraz umów o świadczenie usług, a także umów uaktywniających dla niań. Dokumenty podpisane w systemie posiadają taką samą moc prawną jak dokumenty sporządzone w formie papierowej.
System obejmuje również gotowe wzory dokumentów pracowniczych, zgodne z wymaganiami Kodeksu pracy. Obejmują one między innymi informację o warunkach zatrudnienia, kartę szkolenia BHP, skierowanie na badania lekarskie oraz świadectwo pracy. System umożliwia także dokonanie zgłoszeń do ZUS, co pozwala obsłużyć podstawowe obowiązki kadrowo-płacowe w jednym narzędziu.
Organizacja dokumentacji i konsekwencje wyboru systemu
Decyzja o zawarciu umowy w systemie teleinformatycznym nie ogranicza się wyłącznie do formy podpisania dokumentu. Wybór tego rozwiązania wiąże się z określonym modelem prowadzenia dokumentacji pracowniczej, który obowiązuje przez cały okres trwania danej umowy.
Po zawarciu umowy w systemie wszystkie dokumenty powiązane z daną relacją zatrudnienia muszą być prowadzone wyłącznie w tym narzędziu, aż do zakończenia współpracy. Nie ma możliwości częściowego korzystania z systemu ani przeniesienia dokumentacji do innego rozwiązania w trakcie trwania umowy.
Co istotne, system nie przewiduje przenoszenia trwających umów, które zostały zawarte pierwotnie w formie papierowej. W praktyce oznacza to, że narzędzie przeznaczone jest przede wszystkim do obsługi nowo nawiązywanych relacji zatrudnienia. Z perspektywy organizacyjnej wymaga to świadomej decyzji już na etapie pierwszego podpisania umowy. Pracodawca powinien uwzględnić, że sposób prowadzenia dokumentacji zostaje w tym przypadku z góry określony i nie podlega swobodnej zmianie w trakcie trwania współpracy. W praktyce to właśnie ten moment decyzji bywa problematyczny, ponieważ wybór systemu często zapada bez pełnej analizy długofalowych skutków organizacyjnych.
Gdzie sprawdzi się to rozwiązanie
System udostępnia gotowe, standaryzowane wzory umów oraz dokumentów pracowniczych. Rozwiązanie to upraszcza procesy formalne, jednak jednocześnie ogranicza możliwość indywidualnego kształtowania treści dokumentów.
Z tego względu narzędzie najlepiej sprawdzi się tam, gdzie warunki zatrudnienia są proste, powtarzalne i nie wymagają rozbudowanych zapisów umownych. Jeżeli w organizacji występują niestandardowe warunki zatrudnienia, częste zmiany umów lub indywidualne ustalenia, ograniczenia systemu mogą szybko stać się odczuwalne.
W obecnym kształcie system szczególnie dobrze odpowiada potrzebom najmniejszych pracodawców, którzy nie posiadają rozbudowanego zaplecza kadrowego ani dedykowanych systemów HR. W takich organizacjach kluczowe znaczenie ma sprawne zawarcie umowy oraz podstawowa obsługa dokumentacji, bez konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów.
Aspekty ochrony danych osobowych, o których warto pamiętać
System jest rozwiązaniem publicznym, obsługiwanym przez administrację rządową. Nie zwalnia to jednak pracodawcy z odpowiedzialności wynikającej z przepisów o ochronie danych osobowych. Pracodawca pozostaje administratorem danych przetwarzanych w związku z zatrudnieniem i odpowiada za ich zgodne z prawem przetwarzanie.
Decyzja o skorzystaniu z systemu oznacza zmianę sposobu przetwarzania danych osobowych pracowników oraz zleceniobiorców. W praktyce warto zwrócić uwagę na kilka kluczowych obszarów:
- aktualizację rejestru czynności przetwarzania o nowy system teleinformatyczny, w tym wskazanie jego roli w procesie zatrudnienia oraz kategorii danych przetwarzanych za jego pośrednictwem,
- weryfikację, czy klauzule informacyjne przekazywane pracownikom i zleceniobiorcom obejmują przetwarzanie danych w rządowym systemie teleinformatycznym, w tym wskazanie nowego odbiorcy danych lub narzędzia przetwarzania,
- określenie zasad nadawania i odbierania dostępów do systemu po stronie pracodawcy, w szczególności w przypadku zmiany zakresu obowiązków pracowników lub zakończenia współpracy,
- wdrożenie nowego systemu może wymagać aktualizacji analizy ryzyka dla organizacji,
- pracodawca dalej odpowiada za prawidłowe okresy przechowywania dokumentacji i ocenę, kiedy dane powinny zostać usunięte lub zarchiwizowane.
System porządkuje wiele procesów, ale wymaga świadomej decyzji już na etapie wyboru narzędzia. Ma to szczególne znaczenie w organizacjach, które do tej pory korzystały z innych rozwiązań kadrowych lub prowadziły dokumentację w formie mieszanej.
Ponadto, przed rozpoczęciem korzystania z systemu pracodawca powinien zweryfikować, czy udostępnione formularze i wzory dokumentów odpowiadają rzeczywistym potrzebom, wymogom prawnym oraz czy zakres przetwarzanych danych jest ograniczony do niezbędnego minimum.
Ma to istotne znaczenie, ponieważ wybór systemu przesądza o organizacyjnym modelu przetwarzania danych przez cały okres trwania umowy i co do zasady nie może zostać zmieniony w trakcie współpracy.
Narzędzie, które warto dopasować do realiów organizacji
Nowy system do elektronicznego zawierania umów stanowi kolejny krok w kierunku cyfryzacji relacji zatrudnienia. Dla części mikroprzedsiębiorców może stać się realnym wsparciem w codziennej obsłudze kadr. Dla innych jego ograniczenia mogą okazać się istotne już na etapie pierwszych decyzji organizacyjnych.
Kluczowe znaczenie ma dopasowanie narzędzia do skali działalności, rodzaju zatrudnienia oraz przyjętego modelu prowadzenia dokumentacji. Forma elektroniczna sama w sobie nie eliminuje obowiązków pracodawcy, a jedynie zmienia sposób ich realizacji.
Jeżeli chcesz zweryfikować, czy to rozwiązanie będzie odpowiednie dla Twojej organizacji lub uporządkować kwestie kadrowe i związane z ochroną danych w kontekście nowych narzędzi, zapraszamy do kontaktu.
Napisz do nas: bok@asystahr.pl
