Od 15 lutego 2024 roku, każdy hotel w Polsce stoi przed nowym wyzwaniem – Jest nim zwiększenie ochrony małoletnich. Nowelizacja Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego i szeregu innych ustaw, znana jako „Lex Kamilek”, wprowadziła istotne zmiany, które podnosząc standardy bezpieczeństwa dzieci, mają daleko idące konsekwencje dla branży hotelarskiej. Jakie są nowe wymogi, jak przygotować się na te zmiany i dlaczego warto to zrobić? Poznaj- szczegóły i odkryj, jak te przepisy wpłyną na działanie Twojego hotelu.

Nowe wymogi dotyczące zameldowania się w hotelach. Co musisz wiedzieć?

Do 15 sierpnia 2024 roku, każdy obiekt hotelarski, w którym przebywają dzieci powinien mieć wdrożone nowe procedury. Od teraz zameldowanie małoletnich w hotelu wiąże się z dodatkowymi obowiązkami. Każdy hotel będzie musiał zapewnić, że dziecko jest odpowiednio zidentyfikowane oraz określone zostały relacje łączące go z dorosłym opiekunem, w towarzystwie którego przebywa w obiekcie.. Co będzie ą potrzebne? Oprócz  zapewnienia bezpiecznego przetwarzania danych osobowych małoletniego w celu jego weryfikacji, konieczne będzie przedstawienie wyraźnej zgody opiekunów prawnych w przypadku, gdy dziecko podróżuje do hotelu bez nich i w towarzystwie innego dorosłego.. Ponadto, obiekt powinien określić bezpieczne relacje między jego personelem, a dziećmi, w tym zachowania niedozwolone oraz ustalić jak będzie reagował w przypadku zagrożenia ich dobra na terenie hotelu. Wyznaczyć należy osoby odpowiedzialne za kontakt z instytucjami stojącymi na straży bezpieczeństwa małoletnich oraz odpowiednio przygotować personel do stosowania nowych obowiązków. Nie można zapomnieć również o bezpiecznej rekrutacji osób, które z racji wykonywanego zawodu, będą miały kontakt z dziećmi, w tym weryfikowania ich w odpowiednich rejestrach państwowych.

Szkolenia personelu to klucz do bezpieczeństwa

Nowe przepisy wymuszają na hotelach przeszkolenie personelu w zakresie ochrony małoletnich. Co to oznacza w praktyce? Personel musi być przygotowany na rozpoznawanie i reagowanie na sytuacje, które mogą zagrażać bezpieczeństwu dzieci. Wymagana będzie znajomość procedur postępowania w przypadkach podejrzenia krzywdzenia dziecka, w tym umiejętność przeprowadzania rozmów z dziećmi i dorosłymi oraz odpowiedniego dokumentowania i raportowania niepokojących incydentów. Personel musi być gotowy na kontakt z odpowiednimi organami i instytucjami w sytuacjach kryzysowych oraz na ewentualną konfrontację z krzywdzicielem dziecka. Szkolenia powinny być regularne, aby personel był na bieżąco z najnowszymi przepisami i procedurami.

Jak te zmiany wpłyną na twoją działalność hotelarską?

Zastosowanie nowych regulacji wymaga od hoteli przeglądu systemów meldunkowych. Ważne jest, aby upewnić się, że systemy mogą skutecznie gromadzić i przechowywać wymagane dokumenty oraz informacje. Należy w szczególności  zaktualizować procedury weryfikacji tożsamości małoletnich oraz wprowadzić jasne procedury postępowania w przypadku zagrożeń i niezbędną dokumentację. Personel musi być odpowiednio poinformowany o nowych przepisach, aby zapewnić zgodność z regulacjami i skutecznie reagować na potencjalne zagrożenia.

Dlaczego te zmiany są tak istotne?

Nowe przepisy są odpowiedzią na rosnącą troskę o bezpieczeństwo dzieci w miejscach publicznych, w tym w hotelach. Wprowadzenie rygorystycznych standardów ochrony małoletnich to nie tylko spełnienie wymogów prawnych, ale także budowanie pozytywnego wizerunku hotelu jako miejsca, gdzie bezpieczeństwo dzieci jest priorytetem. Pracownicy hotelowi mogą odegrać kluczową rolę w zapobieganiu krzywdzeniu dzieci, mając bezpośredni kontakt z gośćmi. Odpowiednie przygotowanie personelu i wdrożenie skutecznych procedur zwiększa szanse na zidentyfikowanie i zatrzymanie sprawców przestępstw przeciwko dzieciom.

Ochrona dzieci w kontekście RODO. Co powinieneś wiedzieć?

Ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO) wprowadza wymogi dotyczące legalnego przetwarzania danych osobowych. Wizerunek dziecka, traktowany jako dana osobowa, powinien podlegać  ze względu na  dobro małoletniego, szczególnej ochronie, co podkreśla też organ nadzorczy ds. ochrony danych w Polsce. Zgodnie z RODO, przetwarzanie danych osobowych dzieci powinno być przeprowadzane z zachowaniem szczególnej ostrożności oraz zawsze opierać się na właściwej podstawie prawnej. Ponadto RODO wymaga stosowania jasnych i zrozumiałych komunikatów, aby dzieci mogły zrozumieć, jakie mają prawa i jak ich dane będą używane.

Dla hoteli oznacza to, że wszelkie dane osobowe małoletnich, w tym ich wizerunek, muszą być przechowywane i przetwarzane zgodnie z przepisami RODO. Obejmuje to zapewnienie, że dane są zbierane w sposób transparentny i za zgodą opiekunów prawnych, jeśli jest wymagana, a także że są przechowywane w sposób bezpieczny i zgodny z obowiązującymi regulacjami.

Jak przygotować hotel, by spełniał nowe wymagania?

1. Zaktualizuj procedury związane z zameldowaniem się do hotelu. Upewnij się, że systemy meldunkowe są gotowe do obsługi nowych wymogów dotyczących dokumentacji i wymaganych zgód opiekunów.
2. Przeprowadź szkolenie personelu. Zorganizuj szkolenia dotyczące nowych procedur ochrony małoletnich oraz RODO, aby każdy pracownik był świadomy swoich obowiązków.
3. Przygotuj plan działania. Opracuj plan działania na wypadek sytuacji kryzysowych oraz procedury raportowania i monitorowania bezpieczeństwa dzieci.
4. Zadbaj o zgodność z RODO. Upewnij się, że wszystkie dane osobowe dzieci są przetwarzane zgodnie z przepisami RODO, w tym poprawnie zbierasz wymagane zgody i zapewniasz bezpieczeństwo danych.
5. Wprowadź niezbędną dokumentację. Na przykład w postaci polityki ochrony dzieci, w której dokładnie ustalisz jak będziesz spełniać ustawowe wymogi. Pamiętaj o jej udostępnieniu na swojej stronie oraz przygotowaniu wersji skróconej, przeznaczonej dla dzieci.

Hotelarzu! Nie masz się czego bać

Nowe przepisy „Lex Kamilek” wymagają od hoteli dostosowania procedur meldowania małoletnich, wprowadzenia niezbędnej dokumentacji, przeszkolenia personelu i zapewnienia zgodności z RODO. Wdrożenie tych zmian nie tylko pomoże spełnić wymogi prawne, ale również wpłynie pozytywnie na wizerunek hotelu jako bezpiecznego miejsca dla dzieci i młodzieży. Przygotowanie się na nadchodzące zmiany jest kluczowe dla zapewnienia bezpieczeństwa gości w każdym wieku i budowania zaufania wśród klientów.

Pamiętaj, że skuteczne wdrożenie nowych regulacji nie tylko chroni dzieci, ale także wzmacnia reputację hotelu jako lidera w zakresie bezpieczeństwa i odpowiedzialności społecznej.