Prawidłowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej jest jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy. Uchybienia w tym zakresie podlegają karze grzywny nawet do 30 tys. złotych. Warto więc przyjrzeć się tematowi, sprawdzić czy nasze akta „nadążają” za zmianami legislacyjnymi.
Ostatnio coraz częściej dostajemy od naszych klientów zapytania dotyczące prowadzenia akt w formie elektronicznej.
Przyjrzymy się więc dokładniej temu zagadnieniu i spróbujemy odpowiedzieć na najczęstsze pytania.
Przede wszystkim podstawa prawna – a jest nią w tym przypadku Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2369) oraz ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. z 2018 r. poz. 357).
1. W jakim formacie i gdzie mogę prowadzić akta elektroniczne?
Dokument elektroniczny musi być odwzorowaniem cyfrowym dokumentu papierowego, czyli zawierać wszystkie informacje z dokumentu źródłowego. Format elektroniczny jest dowolny może być nim .pdf .jpg i wiele innych powszechnie stosowanych. Ważne jest natomiast by format zapewniał integralność treści dokumentacji i metadanych. Chodzi o to żeby każdy dokument zabezpieczony był przed nieuprawnionym wprowadzaniem zmian w jego treści. Oprócz tego każdy dokument musi być opatrzony kwalifikowalnym podpisem elektronicznym osoby do tego upoważnionej, czyli na przykład właściciela firmy, pracownika działu kadr lub też upoważnionego pracownika zewnętrznej firmy outsourcingowej. Oczywiście tak jak w innych programach kadrowo płacowych każda zmiana w treści powinna być możliwa do zidentyfikowania pod względem zakresu tym zmian, daty oraz osoby wprowadzającej zmiany.
Gdzie prowadzić i przechowywać elektroniczne akta osobowe? Najprościej mówiąc, albo na lokalnym serwerze, komputerze bądź „w chmurze” czyli po prostu u zewnętrznego dostawcy usług serwerowych. Niezbędnym jest jednak dołożyć wszelkich starań by dokumentacja była bezpieczna i przechowywana zgodnie również z zasadami ochrony danych osobowych. Doskonałym w naszej ocenie rozwiązaniem jest przeprowadzenie zewnętrznego audytu najlepiej przez niezależną firmę, która ma doświadczenie nie tylko w kwestiach RODO, ale też audytach kadrowo – płacowych.
2. Co zrobić z papierową dokumentacją pracowniczą po jej zeskanowaniu?
W sytuacjach opisanych w poniższych punktach, kiedy papierowy dokument kadrowy nie musi być już nigdzie wysyłany ani przechowywany musimy możemy go zniszczyć w sposób uniemożliwiający odtworzenie. Niszczenie akt osobowych określa norma ISO/IEC 21964 ale przede wszystkim należy pamiętać aby nie wyrzucać po prostu pogniecionej kartki z danymi osobowymi do śmietnika… Tak, tak, takie przypadki były i to nie u byle jakich pracodawców. Całe worki z dokumentami pracowniczymi (a pamiętajmy, że cv też zawiera dane osobowe) zostały odkryte na publicznym śmietniku stanowiąc ciekawą lekturę dla lokalnej społeczności 🙂 Kara dla pracodawcy w takim przypadku to nie tylko te skromne 30 tys. od PIP, ale także do 20 mln. euro lub 4% rocznego przychodu od Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Jest o co powalczyć 🙂
3. Czy muszę powiadamiać instytucje zewnętrzne o przejściu na e-akta?
Nie ma obowiązku ani informowania instytucji zewnętrznych np. ZUS lub PIP o przejściu na e-akta. Natomiast formularz ZUS RIA dotyczy tylko skrócenia okresu przechowywania akt, a nie zmiany formy ich przechowywania.
4. Czy muszę informować pracowników o przejściu na e-akta?
W sytuacji kiedy przeszliśmy na e-akta w sposób formalny wchodzimy w kolejny obowiązek tym razem poinformowania pracowników. Robimy to w sposób przyjęty i ustalony wcześniej z pracownikami np. wywieszając ogłoszenie na ogólnodostępnej tablicy, wysyłając e-mail, lub poprzez ogłoszenie w wewnętrznej sieci intranet. Pracownik może odebrać dokumentację pracowniczą w formie papierowej w terminie 30 dni od przekazania powyższej informacji. Po upływie tego terminu pracodawca może zniszczyć papierową formę dokumentacji. Należy też pamiętać co bardzo ważne o powiadomieniu także byłych pracowników.
5. Czy mogę prowadzić akta papierowe i elektroniczne dodatkowo?
Właściwie nie ma przepisu, który by tego zabraniał. Decyzja o zniszczeniu papierowej dokumentacji po przejściu na elektroniczną należy do pracodawcy. Trzeba jednak dla potrzeb kontrolnych i informacyjnych wskazać jeden obowiązujący sposób prowadzenia dokumentacji. Drugi natomiast potraktować jako pomocniczy. Czasami ta forma sprawdza się w przypadku z korzystania z zewnętrznych usług kadrowo – płacowych, gdzie obowiązek prawidłowego prowadzenia akt spoczywa właśnie na takiej firmie. Nie można przy tym w trakcie np. kontroli PIP ratować się przed brakiem jakiegoś dokumentu tłumacząc, że na pewno jest w drugim zbiorze 🙂 Dla inspektora PIP istnieje tylko dokumentacja wskazana jako obowiązująca w danym zakładzie czyli albo elektroniczna albo papierowa.
6. Po jakim czasie mogę niszczyć / usuwać (i w jaki sposób) pliki z akt elektronicznych?
Akta osobowe, niezależnie od formy ich prowadzenia, muszą być przechowywane przez okres odpowiednio (w zależności m.in. od daty zatrudnienia pracownika) 50 lub 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym rozwiązał się stosunek pracy. Dopiero po upływie tego terminu pojedyncze pliki wchodzące w skład akt osobowych, jak i całe akta osobowe mogą być usuwane. Musi to nastąpić w terminie do 12 miesięcy po upływie 30-dniowego okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji pracowniczej. Usunięcia należy dokonać w sposób uniemożliwiający odtworzenie ich treści (np. całkowicie formatując lub nadpisując używany do przechowywania nośnik elektroniczny).
7. Czy mogę zrezygnować z prowadzenia e-akt na rzecz tradycyjnych teczek osobowych?
Tak. W każdej chwili pracodawca może wrócić do tradycyjnego prowadzenia akt osobowych. Zachowujemy w tym przypadku wszystkie procedury tak jaki przy przejściu na e-akta.
8. Czy jest możliwe całkowite wyeliminowanie papierowych dokumentów kadrowych?
Temat bardzo ciekawy, żywy i dynamiczny. Niedawna pandemia pokazała, że pewne procesy, które dotychczas wydawały się niemożliwe do przeprowadzenia bez fizycznego udziału pracownika nagle są nie tylko możliwe, ale też konieczne do przeprowadzenia w ten sposób.
Dla naszej firmy procesy takie jak elektroniczny obieg wniosków urlopowych poprzez mobilną aplikację, automatyczny pomiar czasu pracy, czy wysyłanie zaszyfrowanych „kwitków” płacowych na e-maila pracownika jest już normą.
Pozostało jednak kilka procesów, które nadal budzą wiele wątpliwości.
Weźmy chociaż przykład umowy o pracę. To, że możemy ją wygenerować z systemu na podstawie wprowadzonych wcześniej przez pracownika i zaakceptowanych przez obsługę kadrową danych, jest niemal oczywiste. Co natomiast z podpisem pracownika w przypadku dokumentu elektronicznego? Pracodawca przeważnie ma swój podpis elektroniczny, ale ilu pracowników w Polsce ma dziś podpis zaufany?
Na szczęście z pomocą przychodzą różnego rodzaju aplikacje posiadające funkcjonalność podpisu elektronicznego np. autenti.com, które oferuje swój podpis dla każdego użytkownika bez konieczności posiadania płatnego konta. Co prawda różne są interpretacje prawne podpisywania umów o pracę w ten sposób bez podpisu kwalifikowalnego czy prywatnego podpisu zaufanego. Naszym jednak zdaniem to tylko kwestia czasu kiedy będzie to forma dozwolona do stosowania w sposób powszechny.
W ten sam sposób można podpisywać już bez obaw pozostałe dokumenty z pracownikiem, czyli chociażby szkolenia BHP, potwierdzenia zapoznania się z regulaminami, itp.
Pozostaje jedynie kwestia dokumentów papierowych wygenerowanych przez instytucje zewnętrzne (zaświadczenie ukończenia szkolenia, zaświadczenie z badań profilaktycznych, itp.). Wystarczy wtedy, że stworzymy odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu zgodnie z pkt. 1 i możemy papier wręczyć z powrotem pracownikowi.
W ten sposób my jako przedsiębiorstwo (a przynajmniej jako dział kadr) tworzymy przy okazji przyjazną kulturę eko zgodną z podejściem „zero waste”.
