Pandemia COVID-19 pokazała, że praca zdalna może być nie tylko wygodnym rozwiązaniem dla pracowników, ale również sposobem na oszczędności dla firm. Doskonale zdając sobie sprawę z coraz większej popularności home office, przygotowaliśmy 10 przykazań, które mogą okazać się przydatne zarówno dla pracodawców, jak i zatrudnionych. Oto wszystko, co warto wiedzieć o pracy zdalnej w 2023 roku!
1. Praca zdalna może być wykonywana w trybie stałym, hybrydowym lub okazjonalnym
Nowe przepisy regulujące pracę zdalną, które weszły w życie 7 kwietnia 2023 roku, zakładają, że pracować na odległość można w miejscu wskazanym przez pracownika (w tym pod adresem jego zamieszkania):
- całkowicie, a więc w pełnym wymiarze godzin;
- hybrydowo, a więc częściowo w domu, a częściowo w firmie;
- okazjonalnie, zgodnie z potrzebami pracodawcy i pracownika.
2. Wykonywanie pracy zdalnej można uzgodnić przy zawieraniu umowy o pracę lub w trakcie zatrudnienia
Jest to więc rozwiązanie, które może przysługiwać zarówno nowym pracownikom danej firmy, jak też zatrudnionym w niej od lat – wystarczy tylko zmienić warunki umowy (niekoniecznie w formie pisemnej).
3. Praca zdalna może być inicjatywą pracodawcy lub pracownika
Pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej w szczególnych okolicznościach, takich jak:
- stan nadzwyczajny, stan epidemii lub stan zagrożenia epidemicznego (a także w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu);
- siła wyższa, w tym pożar czy zalanie zakładu pracy, w wyniku której pracodawca nie jest w stanie zapewnić pracownikowi bezpiecznych i higienicznych warunków pracy.
Pracę zdalną można wdrożyć także na wniosek pracownika – pisemny albo w formie elektronicznej.
4. Pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej kobiecie w ciąży
Co więcej, jest on zobowiązany uwzględnić wniosek o pracę zdalną, który został złożony przez pracownika:
- wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia;
- opiekującego się członkiem najbliższej rodziny, który posiada orzeczenie o niepełnosprawności (albo o znacznym stopniu niepełnosprawności);
- rodzica, którego dziecko posiada orzeczenie o niepełnosprawności albo zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu/nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu.
5. Pracodawca ma obowiązek określenia zasad funkcjonowania pracy zdalnej ze związkami zawodowymi
Takie porozumienie jest obowiązkowe i wynika z ustawy. Jeżeli w firmie nie ma zakładowej organizacji związkowej, pracodawca powinien zamieścić wszelkie niezbędne informacje w regulaminie lub obwieszczeniu.
6. Pracodawca ma prawo kontrolować zatrudnionych pracujących zdalnie pod kątem trzeźwości
Mowa tu o kontroli pracowników na obecność w ich organizmie alkoholu albo środków działających podobnie do niego. Jest to możliwe nie tylko w sytuacji, gdy zachowanie pracownika wskazuje na to, że jest „pod wpływem”, ale również prewencyjnie, by zapobiec dopuszczeniu nietrzeźwej osoby do pracy.
Warto jednak pamiętać, że prewencyjne kontrole trzeźwości nie mogą być prowadzone bez ograniczeń – dopuszcza się je wyłącznie w celu ochrony zdrowia i życia pracowników, innych osób lub ochrony mienia.
7. Pracodawca jest zobowiązany dostarczyć wszelkie narzędzia niezbędne do pracy zdalnej
Mowa tu między innymi o laptopie, myszce, słuchawkach oraz innych narzędziach technicznych. Co więcej, pracodawca powinien zapewnić również ich instalację, serwis i konserwację.
8. Pracownik może ubiegać się o zwrot kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej
Mowa tu między innymi o kosztach energii elektrycznej czy usług telekomunikacyjnych (np. internetu). Taki zwrot zostanie wypłacony na podstawie wyliczonego przez pracodawcę ryczałtu.
9. Pracownik jest zobowiązany do sposobności ewidencjonowania swojej pracy w charakterze zdalnym
W praktyce oznacza to, że na polecenie pracodawcy pracownik ma obowiązek prowadzenia ewidencji wykonywanych czynności – zarówno ich opisu, jak i daty czy czasu wykonania.
10. Możliwość wykonywania pracy zdalnej regulują wnioski składane indywidualnie przez każdego pracownika
Pracownik może również złożyć wniosek o powrót do tradycyjnej pracy w swoim zakładzie – w takiej sytuacji termin przywrócenia poprzednich warunków ustalany jest wspólnie z pracodawcą. Jeżeli nie dojdzie do porozumienia, następuje to po 30 dniach od złożenia wniosku.
UWAGA! Praca zdalna rodzi także wiele obowiązków formalnych po stronie pracodawcy. Konieczna może być aktualizacja lub stworzenie regulaminu pracy / pracy zdalnej, procedur związanych z bezpieczeństwem informacji w tym danych osobowych, oceny ryzyka zawodowego, itp. Warto uregulować te tematy, gdyż w grę wchodzi zarówno zdrowie pracowników jak i bezpieczeństwo całej firmy.
